L’adjoint(e) recruté aura pour mission :

Placé sous l’autorité de la responsable du pôle Partenariats et ressources et sous la vigilance de la directrice de la communication, l’adjoint/e administratif/ve, Ressources & Partenariats aura pour mission d'assurer la gestion administrative en l’absence de la responsable de pôle, d’en assurer le relais et le complément et de veiller à l’organisation de l’agenda du pôle. Elle assistera la responsable du pôle dans la mise en place d’une stratégie de partenariats et de développement de la marque ainsi que dans toutes relations avec les services et les partenaires. Elle apportera également son soutien à la mission cinéma en assumant une part des relations avec les professionnels lorsque cela s’avérera nécessaire.

L’adjoint/e administratif/ve, Ressources & Partenariats pourra en cas de nécessité assurer l’encadrement du ou des agents qui pourraient être placés sous sa responsabilité.

Elle assurera la bonne information, la formation et la mise en œuvre des procédures en interne au sein de la direction dans son domaine de compétence.

LES PROPOSITIONS pour la mise en œuvre :

Fonctions organisationnelles (en lien avec son domaine de compétence)

- Participe à la définition des orientations stratégiques de la direction.

- S'assure du respect des délais dans le suivi administratif.

- Met en place et anime l’organisation interne et si nécessaire, la formation de l’éventuel agent placé sous sa responsabilité et accompagne, oriente, vérifie la bonne réalisation des actions de cet agent

- Assure et constitue l'interface entre la responsable du pôle partenariat et ressources et la directrice de la communication et prépare les dossiers à l’attention des services.

Partenariats

- Veille sur les partenaires potentiels et émet des propositions de nouveaux partenariats.

- Recherche de mécènes et partenaires.

- Conception et pilotage de la stratégie partenariale et de levée de fonds privés

- Création et mise à jour d’un dossier de partenariats.

- Gestion du calendrier des partenariats et de la pertinence des partenariats en fonction de l’actualité municipale.

- Rédaction des éventuels contrats.

- Contrôle du respect des règles contractuelles et relations avec les services juridiques et financiers de la ville pour la mise en œuvre des bonnes pratiques.

- Prise de contact et négociations avec les partenaires.

- Gestion des relations partenaires, animation, fidélisation et communication.

- Bilan des partenariats et analyse des retombées pour la ville et valorisation du retour sur image pour les partenaires.

- Imaginer et mettre en œuvre les actions de communication nécessaires à la mise en valeur des actions de partenariats.

Suivi administratif

- Seconde la responsable du pôle dans tous les aspects rédactionnels et de secrétariat.

- Seconde la responsable du pôle pour certaines réunions.

- Coordonne la rédaction des actes administratifs avec la responsable administrative et financière du service.

- Prend en charge la rédaction des actes générés par le service (contrats de partenariats, compte rendus, demandes…)

- Établit et actualise le rétro planning des documents administratifs à élaborer au regard des opérations programmées et des échéanciers contractuels.

- Rédige ou aide à la rédaction des documents contractuels en lien avec les responsables sectoriels

- S’assure du bon suivi des actes administratifs (délibérations, décisions du maire)

- S’assure de la bonne mise en place administrative des marques, de leur dépôt auprès de l’INPI et de tout le suivi administratif et financier découlant de la création de marques et d’objets marketing attachés.

- Gère le calendrier de la responsable de pôle

- Assure un tri des affaires courantes afin de soulager la responsable du pôle et lui permettre de se concentrer sur ses missions de développement.

- Effectue la gestion des mails et le traitement des demandes au vu d’une répartition du travail avec la responsable du pôle.

- Assure la continuité de fonctionnement du pôle en l’absence ou en renfort de la responsable du pôle.

- Assure toutes missions jugées utiles pour le service.

Autres : Marketing, cinéma…

- Suivi du dépôt de marque et du développement de l’activité marketing.

- Complète l’équipe dans la gestion du bureau d’accueil des tournages.